Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Iedere ondernemer met werknemers is wettelijk verplicht om een loonadministratie bij te houden. Veel ondernemers en DGA’s (Directeur Groot Aandeelhouder) vragen zich vervolgens af: kan ik de salarisadministratie zelf doen of is uitbesteden beter? We gaan je helpen om deze vraag te beantwoorden.

Zowel voor “zelf doen” als voor “volledig uitbesteden” heb je programmatuur nodig om het salaris en de loonheffingen op de juiste manier te berekenen. En ook bij ‘zelf doen’, kan je niet ontkomen aan een stukje dienstverlening. Denk aan inrichting, onderhoud van allerlei regelingen, enzovoort. Uiteraard zal bij uitbesteden de dienstverlening groter zijn.

Beide vormen hebben hun voordelen en nadelen. Hieronder behandelen we deze.

Voordelen en nadelen van salarisadministratie zelf doen

De voordelen van ‘zelf doen’ zijn:

De externe kosten zijn lager omdat je het grootste deel van de dienstverlening zelf oppakt;
Je bent minder afhankelijk van een dienstverlener, heel veel werkzaamheden doe je zelf.

De nadelen van ‘zelf doen’ zijn:

Je bent veel meer tijd kwijt om de administratie bij te houden;
Je moet de applicatie goed leren kennen, dat kost tijd en geld;
Er is veel kennis nodig om de wetgeving en de cao’s goed toe te passen;
Risico’s op boetes en gemiste (subsidie) mogelijkheden zijn aanwezig;
Wetgeving en cao’s veranderen ook regelmatig, je zult structureel tijd moeten blijven investeren in jouw kennis.

Voordelen en nadelen van uitbesteden van de loonadministratie

De voordelen van ‘uitbesteden’ zijn:

Je hoeft je niet al te zeer te verdiepen in wetgeving en cao, ook alle veranderingen zullen door de dienstverlener worden bijgehouden en toegepast (mits je een goede dienstverlener hebt);
De salarisadministratie vraagt aanzienlijk minder tijd, tijd die je kan besteden aan bijvoorbeeld productontwikkeling, marketing, sales, jouw gezin, hobby of sport;
Omdat de betere dienstverlener veel klanten heeft, kan hij/zij de kosten voor het op peil houden van de benodigde kennis verdelen over al die klanten. De kosten van uitbesteden zal daardoor niet veel duurder zijn dan bij ‘zelf doen’. En als je eerlijk alle tijd meerekent van ‘zelf doen’, zal met name voor kleinere organisatie het uitbesteden van de salarisadministratie veel goedkoper zijn. Een vuisteregel die we hanteren is dat onder de 100 medewerkers het (haast) altijd beter en voordeliger is om uit t besteden.

De nadelen van ‘uitbesteden’ zijn:

Je bouwt zelf veel minder kennis op dan bij ‘zelf doen’;
Je bent afhankelijk van de kwaliteit van jouw dienstverlener (en de software die hij gebruikt);
De externe kosten kunnen wat hoger uitvallen.

Stappenplan voor salarisadministratie ‘zelf doen’

Als je besluit om de salarisadministratie zelf ter hand te gaan nemen, moet je een aantal zaken gaan regelen.

De initiële activiteiten bij loonadministratie zelf doen

Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst, als je dat al niet hebt gedaan. Gebruik hiervoor dit formulier “aanmelding werkgever loonheffingen”. Een dienstverlener als Masters Netwerk kan je daarin begeleiden;
Ga een contract aan met Masters netwerk voor ‘zelf doen’. De prijs per strook en meer info over onze dienstverlening zie je in de shop;
De dienstverlener richt vervolgens jouw salarisadministratie in conform wetgeving en eventueel conform jouw CAO en jouw bedrijfsspecifieke wensen;
Je ontvangt een beschikking van de Belastingdienst met jouw loonheffingennummer en eventueel met jouw sectorcode, gevolgd door de brief “aangifte loonheffingen jaar xxxx”. Stuur alles digitaal door en de inrichting kan worden afgemaakt;

5. Jij maakt je de software eigen door middel van enkele gratis e-learning programma’s;

6. Jij voert alle persoons-, fiscale en salarisgegevens van al jouw medewerkers in. Vergeet daarbij niet om het kopie ID bewijs, de loonbelastingverklaring en de arbeidsovereenkomst van iedere medewerker op te nemen in het digitaal personeelsdossier;

7. Als het gaat om veel (>10) werknemers, dan is converteren vaak een betere optie.

8. Een initiële controle wordt uitgevoerd op de invoer en tevens zal er een schaduwrun gedraaid en gecontroleerd worden.

9. Als alles in orde is bevonden, wordt de administratie vrijgegeven en gekoppeld aan de overeengekomen salarisverwerkingsprocedure;

10. Indien gewenst kan je alle medewerkers een eigen login geven en een app voor de mobiele telefoon waarmee ze hun salarisstroken kunnen inzien, declaraties kunnen indienen en verlof kunnen aanvragen.

De periodieke activiteiten bij loonadministratie zelf doen

Iedere periode (maand of 4-weken) zal de klant alle mutaties invoeren, zowel de salaris- en de fiscale gegevens als de persoonsgegevens. Tevens zal de klant nieuwe medewerkers invoeren, medewerkers uit dienst melden en alle mutaties die verder nodig zijn;
Periodiek zal er een deelcontrole uitgevoerd worden op de mutaties in de administratie;
Jij draait zelf de salarisrun en de aangifte loonheffingen en verstuurt die naar de Belastingdienst.
Iedere periode maak je de netto salarissen over naar jouw medewerkers en betaal je de loonheffingen conform aangifte aan de Belastingdienst. Betalen kan via SEPA, iDEAL of direct.

Stappenplan voor salarisadministratie ‘uitbesteden’

Als je besluit om de salarisadministratie uit te besteden, moet je ook een aantal zaken gaan regelen.

Dit zijn de eenmalige activiteiten bij uitbesteden loonadministratie

Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst, als je dat al niet hebt gedaan. Gebruik hiervoor dit formulier “aanmelding werkgever loonheffingen”.
Ga een contract aan met een dienstverlener als Masters netwerk voor ‘laten doen’. De prijs per strook en meer info over onze dienstverlening zie je in de shop;
De dienstverlener richt alvast jouw salarisadministratie in conform de actuele wetgeving en eventueel conform jouw CAO en jouw bedrijfsspecifieke wensen;
Je ontvangt een beschikking van de Belastingdienst met jouw loonheffingennummer en eventueel met jouw sectorcode, gevolgd door de brief “aangifte loonheffingen jaar 202x”. Alles stuur je digitaal door naar de dienstverlener en zij maken de inrichting af.
De dienstverlener voert de medewerkers in en sluit dat af met het draaien van een schaduwrun;
Als alles in orde is bevonden, wordt de administratie vrijgegeven, de klant krijgt een inlogaccount op bedrijfsniveau en de overeen gekomen salarisverwerkingsprocedure wordt gekoppeld;
Indien gewenst krijgen alle medewerkers een eigen login en een app voor de mobiele telefoon waarmee ze hun salarisstroken kunnen inzien, declaraties kunnen indienen en verlof kunnen aanvragen.

Dit zijn de periodieke activiteiten bij uitbesteden loonadministratie

Iedere periode geef jij alle mutaties door middels digitale formulieren of met een email;
De dienstverlener zal iedere periode alle mutaties controleren en verwerken, daarna de salarisrun draaien en de aangifte loonheffingen opstellen, controleren en versturen naar de Belastingdienst;
Iedere periode maak je de netto salarissen over naar jouw medewerkers en betaal je de loonheffingen conform aangifte aan de Belastingdienst. Betalen kan via SEPA, iDEAL of direct.

Conclusies en advies

Alles op een rij

Zelf doen kan goedkoper lijken dan laten doen, maar pas op voor de verborgen kosten;
Zelf doen kost veel tijd (en dus geld);
Kennis is key, niemand wil de Fiscus of het UWV met nabetalingen en boetes zien langskomen;
Door het niet of onvoldoende benutten van de mogelijkheden op fiscaal en sociaal gebied, laten veel bedrijven (subsidie) geld liggen;
Continuïteit is een must, organiseer dat;
Je moet de software eerst leren kennen;
Je salarisadministratie uitbesteden bespaart je veel tijd en je hebt een vast aanspreekpunt voor al jouw vragen over arbeidsrecht, salarissen, en zo;
Bij uitbesteden hoef je je niet te verdiepen in de complexe wet- en regelgeving;
Nadeel van uitbesteden van de salarisadministratie is dat je zelf geen/minder kennis opbouwt;
Moderne dienstverleners leveren ook apps voor mobiele telefoon en tablet, bij Masters netwerk is de APP gratis voor al jouw medewerkers;
De betere platforms leveren ESS (Employee Self Service) functionaliteiten, de medewerkers kunnen daarmee zelf allerlei zaken zelf doen;
Die moderne platforms zijn e-HRM systemen en leveren dus ook een personeelsadministratie, een verlof- en verzuimadministratie en andere HR functionaliteiten.

Ons advies: Salarisadministratie zelf doen of toch uitbesteden?

Heb je veel affiniteit met het salaris vakgebied? En genoeg tijd om die kennis bij te houden? Kan je de continuïteit goed organiseren binnen jouw organisatie? Is het antwoord drie keer JA:

Ga dan voor de ‘zelf doen’ variant;
Zorg dat er een voldoende salarisdeskundigheid beschikbaar is en geef die de tijd om ook de wet- en regelgeving te blijven volgen;
Kies een e-HRM systeem dat in de cloud draait en waar je dus allemaal 24/7 in kan;
Een systeem dat voldoende flexibiliteit kent om jouw behoeften af te dekken;
Automatiseer de processen zoveel als mogelijk en gewenst.

Heb je geen of weinig tijd, affiniteit of kennis van salarissen?

Kies dan voor salarisadministratie uitbesteden;
Zorg ervoor dat je een dienstverlener hebt die bekwaam is en beschikt over een moderne e-HRM applicatie;
Zorg ervoor dat je altijd toegang hebt tot zijn systeem, zodat je zelf alle informatie kunt inzien en wijzigen en zelf alle rapportages kan maken.

Deze blog is geschreven door Jos Achterberg van Masters Netwerk. Ze beschikken over het modernste salaris-en personeelsadministratie platform en helpen je graag verder bij het maken van de juiste keuze. Vul het contactformulier in en Masters Netwerk neemt zo spoedig mogelijk contact met je op.