Het verkrijgen van het Spaanse BTW-ID-nummer (VIES-validatie) is helaas een langdurig proces. We hebben daarom onze Spaanse partner en twee andere Spaanse btw-fiscalisten op de huid gezeten om te achterhalen hoe het nu precies zit met de VIES-registratie in Spanje.

Hieronder de uitkomst, die uitlegt waarom het langer duurt dan wij gewend zijn en met welke termijn u rekening moet houden.

Waarom duurt het proces zo lang?

Het is goed om te weten dat de procedure voor VIES-registratie in Spanje nationaal wordt beheerd door de centrale belastingdienst, de Agencia Tributaria (AEAT). Dit zorgt voor een uniforme aanpak in het hele land.

Spanje hanteert een grondige aanpak om de integriteit van de intracommunautaire handel te waarborgen, een cruciale stap in de strijd tegen BTW-fraude. In tegenstelling tot veel andere EU-landen is de opname in het VIES-register voor nieuwe, niet-ingezeten bedrijven niet automatisch. Dit beleid is al langer van kracht en illustreert de toewijding van Spanje aan fiscale compliance.

De transparante termijn en procedure.

Nadat u een Spaans BTW-nummer (NIF) heeft verkregen, volgt een aparte aanvraag voor VIES-toegang (via Model 036). De AEAT start dan een verplichte verificatie (verificación) om uw reële economische activiteit te bevestigen. Het goede nieuws is dat de Spaanse wetgeving een standaard wettelijke termijn van zes maanden hanteert voor de AEAT om een beslissing te nemen. Dit geeft u een duidelijk tijdskader voor uw planning.

Hoewel dit proces, dat gericht is op het voorkomen van fraude, in de praktijk vertraging kan opleveren bij de start van intracommunautaire verplaatsingen van goederen (zoals voorraadverplaatsing), is deze rigoureuze controle uiteindelijk bedoeld om een gezonde en veilige interne markt te garanderen.

Focus op oplossingen en proactief handelen

Mocht de goedkeuring langer duren dan de wettelijke termijn van zes maanden, waardoor het vrije verkeer van goederen wordt belemmerd, dan staat u niet machteloos. Er zijn duidelijke klachten- en rechtsmiddelen beschikbaar, zowel op nationaal niveau (bij de Spaanse belastingrechtbanken) als op Europees niveau, om de AEAT tot een beslissing te bewegen.

In afwachting van de definitieve VIES-goedkeuring kunt u proactieve en veilige stappen ondernemen voor uw logistiek:

• Wachten: fiscaal gezien is geduldig wachten op de VIES-goedkeuring de meest veilige optie. Dit minimaliseert het risico op boetes en discussie over BTW-aftrek.
• Andere oplossingen onderzoeken: bespreek met uw Spaanse fiscaal adviseur of er alternatieve logistieke en fiscale oplossingen zijn, zoals het direct factureren naar een lokale Spaanse afnemer via een douaneagent, om uw operationele stappen te optimaliseren terwijl de VIES-procedure loopt.

Door één van de experts werd een wettelijke termijn van drie maanden genoemd, maar dit wordt door de andere twee tegengesproken; zij spreken beiden over zes maanden.

Meer weten?

Neem geheel vrijblijvend contact met ons op via ✉ email of bel ✆ +31546 241225