Je Amazon boekhouding automatiseren met A2X

Deze maand bespreken we de tool A2X. Een systeem dat je kunt gebruiken om transacties automatisch uit Amazon te halen en door te laten zetten naar je boekhouding.

Over welke transacties hebben we het eigenlijk?

Laten we beginnen met een voorbeeld. Stel je voor wilt een nieuw product verkopen op Amazon: microfiber handdoeken. Omdat het een nieuw en nog onbekend product is gaan we het eerst promoten. Laten we zeggen dat we een deal aanbieden waarbij de klant 20% korting krijgt bij aankoop van 3 handdoeken.

 Als we straks 3 handdoeken tegelijk verkopen betekent dit dat 20% van de verkoopprijs afgaat en dat Amazon dat zal inhouden op het bedrag dat op onze rekening komt. Bij een enkele aankoop geldt dit niet, waardoor we nu al verschillende bedragen moeten bijhouden in onze administratie.

Nu willen we ons product helemaal bovenaan de zoekresultaten krijgen als iemand zoekt naar ‘microfiber towel’. Dit kun je via Amazon doen door gebruik te maken van Pay-per-click (PPC). Elke keer dat een klant op je product klikt, kost dit jou, zeg eens, 1 euro. De klant heeft geklikt, is enthousiast over je product en wil het kopen. BAM, een sale! Geld dat binnen komt.

Omdat je gebruik maakt van Amazon FBA wordt het product naar je klant verzonden. Bovendien vraagt Amazon voor ieder verkocht product ook seller fees. Beide bedragen zijn afhankelijk van de afmetingen van je product en het land van je klant. Als je verkoopt vanuit het VK en je klant woont in Zweden, dan zijn deze kosten iets hoger.

Stel dat onze Zweedse klant de handdoeken ontvangt en er vervolgens achterkomt dat hij/zij microfiber helemaal niet comfortabel vindt. De klant stuurt het product terug naar Amazon en ontvangt een refund. Een bedrag dat Amazon weer inhoudt op onze financiële uitkering.

Voor het liggen in het warehouse van Amazon betalen we maandelijks ook een klein bedrag aan storage fees. Tot slot moeten we niet vergeten dat we ook nog eens voor ieder van deze inkomsten en uitgaven natuurlijk belasting moeten betalen. Amazon berekent dit bedrag ook meteen door Let op: dit werkt anders bij ICP-leveringen en diensten, hierover wijden we binnenkort een nieuwe business case.

Tientallen transacties per dag

Realiseer je goed dat bovenstaand voorbeeld nog maar voor 1 order geldt! Dagelijks komen al snel tientallen verschillende orders binnen die je allemaal in je boekhouding moet zien te krijgen. Houdt hierbij rekening met het feit dat Amazon in Seller Central je alleen facturen presenteert voor PPC campagnes, Seller fees en FBA fees. Bovendien maakt Amazon je maandelijks alleen het verschil over tussen je inkomsten en uitgaven. Waar het op is gebaseerd moet je zelf uitzoeken in Seller Central. Hoe zou het zijn als we dit niet zelf moeten uitzoeken en het ook nog eens automatisch in onze boekhouding terecht komt?

De oplossing: A2X Accounting

Toen wij achter het bestaan van A2X kwamen, waren we wat sceptisch. We hadden er elk kwartaal ontzettend veel uren in gestoken om uit te zoeken welke kosten we maakten via Amazon en hoe we dit in onze boekhouding moesten verwerken. We vroegen ons daarom af of A2X echt alle correcte informatie uit Amazon haalt. Bovendien waren we bang dat je vervolgens alsnog zelf allemaal bedragen moet opzoeken. Daarom is het goed om te begrijpen wat A2X nu precies doet.

Hoe werkt A2X?

Om te beginnen geef je in A2X aan welke soort Amazon kosten op welke post in je boekhouding moeten worden geboekt en hoeveel BTW je erover moet betalen. Je geeft bijvoorbeeld aan dat FBA fees onder de post verzendkosten moeten vallen en dat hierover altijd 21% BTW wordt geheven.

Vervolgens volg je de uitleg van A2X om de API (verbinding met Amazon) in te richten.

A2X zal nu automatisch al je inkomsten en uitgaven lostrekken uit Seller Central en via de API doorsturen naar A2X. In A2X worden verschillende settlements klaargezet (zie screenshot 1). Dit zijn de bedragen die ook naar jouw rekening worden overgemaakt. Het verschil is alleen dat in A2X precies te zien is welke inkomsten en uitgaven precies bij die uitkering horen (zie screenshot 2).

Foto 1: Amazon settlements worden opgehaald in A2X
Foto 2: Uitsplitsing van een settlement in A2X. Je ziet de verschillende kostenposten en inkomsten waaruit een settlement bestaat.
Foto 3: Uitsplitsing van A2X settlement dat automatisch is overgezet naar de boekhouding (Xero).

Direct door naar de boekhouding

Je kunt nu ook een API instellen met Xero of QuickBooks (boekhoudsystemen) waardoor de settlements direct in je boekhouding terecht komen. In foto 3 zie je hoe in de boekhouding nog steeds de totale uitkeringen staan. Als je erop klikt zie je dat daarbinnen ook alle inkomsten en uitgaven zijn verwerkt. En dat de juiste BTW-tarieven zijn gehanteerd!

Kortom, met A2X zorg je ervoor dat je moeite je boekhouding kunt en ook nog eens BTW compliant bent. Wij zijn een groot fan van het systeem en raden het zeker aan. Omdat we al wat langer met A2X werken hebben we kunnen regelen dat onze lezers gebruik kunnen maken van een speciale kortingscode. Hiermee krijg je de eerste zes maanden 10% korting op je maandelijkse abonnementskosten bij A2X!

A2X Coupon code: MOD10%6M

Hoe je de code kunt verzilveren lees je hier: How to A2X Coupon Codes