De Do’s en Don’ts van zakendoen met Chinese leveranciers

Importeren, bestellen en communicatie met China

Veel bedrijven kiezen ervoor om (deels) hun assortiment in China te laten produceren. We hebben de do’s en don’ts uiteengezet voor zakendoen met China producenten.

Do’s

• Gebruik duidelijke taal en bullet points richting de leveranciers, geen woordspelingen of moeilijke zinnen.
• Zorg er altijd voor dat je zoveel mogelijk leveranciers benaderd als je van plan bent aankopen te doen in China.
• Inspecteer ten alle tijde je goederen als ze China verlaten, ook als je je leverancier meerdere keren gebruikt hebt. Als je na negen keer stopt, kan het de tiende keer misgaan.
• Betaal goederen alleen als ze geïnspecteerd en goedgekeurd zijn!
• Focus op de relatie met je leverancier. Een goede verstandhouding is zeer belangrijk en cruciaal in het vertrouwen. Het staat goed als je denkt aan belangrijke feestdagen in China (zoals Chinees Nieuwjaar) en daarover een attent bericht stuurt.
• Let hier ook op in elke e-mail, elk telefoontje of andere manier van communiceren met leveranciers, wees beleefd.
• Laat het contact varen met leveranciers waarbij je iets merkt waardoor ze niet te vertrouwen zijn.
• Als je contact hebt via de telefoon nadat je een vraag gesteld hebt, en er valt stilte, dan betekent dit vaak dat het een ‘nee’ is. Ondanks dat er vervolgd wordt met een ‘ja’. Dit is een cultuurverschil, let hier goed op.
• Samples zijn cruciaal en een must-do. Niet slechts één, maar drie tot tien samples geven pas een representatief beeld van het product.
• Let op intellectuele eigendommen of patenten. Kijk altijd op Google Patents of er ergens een trademark of een patent van is.
• Indien mogelijk, ga langs in China bij je leveranciers. Face-to-face interactie werkt altijd het beste.
• Houd rekening met vertragingen tijdens de productie, dit gebeurt regelmatig.
• Wees op de hoogte van verschillende regio’s die zich gespecialiseerd hebben in bepaalde producten. Goede leveranciers zullen gevestigd zijn.
• Voor samples: gebruik een koerier en laat je fabriek het sample sturen. Dat scheelt je weer een tussenpersoon.
• Zoek ‘scam’ op Google en andere zoekmachines en de naam van je leverancier, om ellende vooraf te voorkomen.
• Zorg er ten alle tijden voor dat je eerlijk bent met onderhandelen, ook al heb je het idee dat er meer te halen valt. Als er akkoord gegaan wordt met een deal waarvan je eigenlijk al denkt dat het wel erg goedkoop is, dan is dat vaak ook zo. Denk er bijvoorbeeld aan dat de leverancier goedkopere materialen gaat gebruiken.
• Focus meer op productkwaliteit dan op een lagere prijs, dit gaat je helpen om de beste te worden in jouw niche.
• Betere voorwaarden zijn ook belangrijker dan een lage prijs.
• Mocht je toch nog ergens twijfels over hebben, zorg dan dat deze weggenomen zijn voordat je een bestelling plaatst. Je wilt geen gezeur achteraf.
• Het slimste is er voor te zorgen dat de eigenaar van de fabriek het aankoopcontract tekent.
• Het aankoopcontract zal voldoen in het Engels. Echter, zodra je de mogelijkheid hebt om dit in het Chinees te vertalen, is dat zeker een pluspunt.

• Zorg ervoor dat het contract ook ondertekend wordt met een bedrijfsstempel.
• Voer een inspectie uit tijdens het productieproces, dit is veel slimmer dan dat je dit zelf doet (thuis en achteraf…).
• Leveranciers die continue innoveren en constant werken aan hun designs zijn de ideale partners.
• Als je op de hoogte bent van de precieze materialen en specificaties voordat je begint met het contacteren van leveranciers, zorgt ervoor dat je niet gelijk weggezet wordt als starter (terwijl het juist zo belangrijk is ervaren over te komen). Dit kun je ook weer gebruiken om de producten zelf van de juiste informatie te voorzien.
• Betrek een productexpert uit je bedrijf bij het contact. Je zult er versteld van staan hoe veel beter je productkwaliteit, prijs en gevoel voor relatie ontwikkeld, zodra je dit beheerst.
• Laat je supplier een non-disclosure agreement tekenen als ze een product ontwikkelen speciaal voor jou. Denk dan ook aan het aanvragen van patenten.
• Zorg ervoor dat je alle kosten duidelijk hebt voordat je een bestelling plaatst. Inclusief douanekosten, transport etc. Lees hier meer over in het artikel over prijsstrategieën op Amazon.
• Als je al aan het uitbreiden bent, neem dan iemand aan die de communicatie kan afhandelen in het Chinees. Dit gaat je een hoop tijd en moeite besparen.
• Bezoek de Canton Fair. Veel fabrieken staan niet op de bekende websites, maar leveren toch goede kwaliteit. En je hebt gelijk het voordeel dat je de mensen gezien hebt waar je zaken mee gaat doen.
• Blijf op de hoogte van de wisselkoersen en probeer te betalen in de koers die op dat moment het voordeligste is. Dit kan een mooie besparing zijn. Zoek je nog een manier waarop dit eenvoudig kan? Lees dan ons artikel over Revolut.

Benieuwd wat je juist NIET moet doen als het aankomt op zakendoen in China? Lees hier verder. 

Don’ts

• In zee gaan met leveranciers die in hun e-mail de domeinen @QQ.com, @yahoo.com.cn of @163.com gebruiken is vaak geen goed teken. Dit zijn gratis accounts die door iedereen gebruikt kunnen worden en hebben vaak geen (directe) relatie met een fabriek of iets dergelijks.
• Leveranciers die traag reageren, zijn vaak een voorbode voor een vertraagde productie.
• Met leveranciers in zee gaan die continue marketingsberichten sturen. Geen behoefte aan toch?
• Zeg een leverancier niet dat je van plan bent om de volgende keer een grotere order te plaatsen, dan de order die je zojuist hebt afgedwongen (lage M.O.Q.). Tegenwoordig horen ze dit zo vaak dat het meer kwaad dan goed doet.
• Probeer samenwerking met een leverancier te vermijden als de naam op de factuur en website afwijkt.
• Let er ook op dat je leverancier je waarschuwt en kritisch met je meedenkt. Je wilt niet iemand hebben die overal netjes ‘Ja’ op zegt en vervolgens in de problemen komen.
• Er vanuit gaan dat je leverancier betrouwbaar is, enkel omdat ze een Alibaba Gold account hebben, is een fout. Deze zijn namelijk te koop.

• Het opstellen van een grote introductiemail is verspilling van je tijd. Houd het simpel en noem enkel de naam en omschrijving van het product. Schrijf een dikgedrukte call to action, en roep de leverancier op dat als ze contact willen ze terug moeten mailen.
• Er vanuit gaan dat een fabriek groot moet zijn om goed werk af te leveren is een misvatting.
• Als het dan gelukt is, je bent in China, dan is het normaal om visitekaartjes uit te delen. Doe dit altijd met twee handen en met een mate van eerbied. Buig iets naar voren en overhandig het visitekaartje met twee handen. Indien het visitekaartje aan jou gegeven wordt, pak het dan met twee handen aan en kijk er aandachtig naar voordat je het kaartje wegstopt.
• De Chinese manier van zaken doen is erg anders dan deze is in het Westen, houd hier rekening mee.
• Ga er niet blindelings vanuit dat de leverancier die een lagere prijs biedt hetzelfde doel voor ogen heeft als jij hebt. Bestel ten alle tijde samples.
• Samenwerken met leveranciers die enkel een prijs via email of whatsapp sturen, is een beginnersfout. Werk alleen met leveranciers samen die een gedetailleerd overzicht geven van de prijzen.
• Er vanuit gaan dat de leverancier hun M.O.Q. niet onderhandelbaar is, gaat je geld kosten.
• Ga trading companies niet uit de weg. Zeker niet als je lagere hoeveelheden besteld, of wanneer je erg specifieke wensen hebt. Een fabriek kan dit meestal minder goed verwerken.
• In productie treden zonder een direct telefoonnummer, WeChat of Skype ID van een fabrieksmanager of andere vertegenwoordiger, kan mogelijk je succes in de weg zitten.
• Gebruik maken van een leverancier met een geregistreerd kapitaal van 100.000 RMB of minder is een slecht idee als je uit China producten laat leveren.

Tot slot:

• Wees je ten alle tijde bewust van de Chinese feestdagen. Als je niet goed plant, gaat dit voor vertraging zorgen in de communicatie en kan dit niet goed zijn voor de zakelijke relatie met je leverancier. Denk aan de Chinese feestdagen!